Gestão de Projetos: a chave para a excelência empresarial

A gestão de projetos é uma das chaves fundamentais no mundo dos negócios.

Esta envolve a aplicação de práticas, técnicas e ferramentas para planear, executar e controlar projetos, com o objetivo de atingir metas específicas dentro de prazos e orçamentos definidos, assumindo assim um papel crítico nas organizações modernas.

A capacidade de implementar um modelo de gestão de projetos eficaz é vital para o sucesso organizacional, pois permite que as empresas alcancem os seus objetivos estratégicos, inovem, implementem mudanças, entreguem produtos e serviços de alta qualidade e que se adaptem rapidamente às alterações no mercado.

Metodologias de gestão de projeto: o que é e como escolher?

Existem várias metodologias de gestão de projetos disponíveis, cada uma com abordagens distintas para o planeamento, execução e entrega de projetos. Entre as metodologias amplamente reconhecidas destacam-se a Waterfall, Agile e Scrum, a que se junta agora a PM².

1. Waterfall

Esta abordagem segue um processo sequencial, em que cada fase do projeto é concluída antes que a próxima comece. É especialmente adequada para projetos com requisitos bem definidos e estáveis, quando os projetos seguem uma estrutura linear e sequencial.

2. Agile

A metodologia Agile é interativa e flexível, permitindo que as equipas respondam a mudanças e incertezas ao longo do projeto. É ideal para projetos em que os requisitos podem evoluir durante o desenvolvimento.

3. Scrum

O Scrum é uma metodologia ágil e (ao contrário da Waterfall, que segue um processo sequencial) permite que as equipas se adaptem a mudanças e incertezas ao longo do projeto. Esta metodologia concentra-se em entregas contínuas de valor, com sprints regulares e papéis bem definidos (como o Scrum Master e o Product Owner), de forma a manter a transparência e a colaboração. Para projetos de desenvolvimento, onde a probabilidade dos requisitos se alterarem é maior e é necessário haver um maior controlo, esta é a metodologia mais adequada.

4. PM²

Trata-se de uma metodologia de gestão de projetos desenvolvida e apoiada pela Comissão Europeia, criada de modo a estar adequada às especificações e necessidades das instituições da União Europeia e administrações públicas. Esta metodologia, visa dotar os profissionais de soluções e benefícios que garantam uma gestão eficaz do trabalho ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto. Assume-se como uma metodologia simples e de fácil execução, com possibilidade de adequação às necessidades específicas das equipas. A PM² tem como objetivo aumentar a “competência em matéria de gestão de projetos na União Europeia, promovendo o aumento da eficiência e do sucesso dos projetos” (Metodologia de Gestão de Projetos PM2  – Síntese).

A escolha da metodologia apropriada é fundamental para o sucesso de um projeto e as organizações devem considerar cuidadosamente os requisitos, o ambiente e a cultura da empresa ao fazer essa seleção. No caso do DataCoLAB, a metodologia escolhida pode variar dependendo do âmbito dos projetos e das equipas que os implementam.

A gestão de projetos e o ciclo de vida do projeto

O ciclo de vida do projeto é fundamental para a sua estruturação, facilitando a sua gestão e proporcionando um alinhamento entre as partes interessadas.

Inicia-se com a determinação da viabilidade do projeto que requer uma avaliação do ciclo de vida do produto como um todo, que estabelece a melhor forma de executar as fases do projeto, as suas dependências e como controlar os custos e os prazos, passando para a execução e monitorização das fases e, por fim, o encerramento de cada uma das suas fases, fazendo a transição do projeto para a operação.

O ciclo de vida do projeto é dividido em várias fases, podendo ocorrer de um modo sequencial, paralelo ou de um modo iterativo.

Na gestão de projetos existem grupos de processos que descrevem várias etapas que os projetos têm de passar. Dependendo da complexidade dos projetos, os gestores de projetos utilizam estes grupos de processos por projeto ou por fase. São eles:

• Iniciação: Processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto, obtendo autorização para o seu início;
• Planeamento: Processos necessários para estabelecer o âmbito, planear os objetivos e definir o curso de ação necessário para alcançar os objetivos do projeto;
• Execução: Processos requeridos para realizar o trabalho definido no planeamento, a fim de satisfazer os requisitos do projeto;
• Monitorização e Controlo: Processos necessários para acompanhar, rever e regular o progresso e desempenho do projeto; identificar quaisquer áreas em que mudanças no planeamento são necessárias e iniciar as mudanças correspondentes.
• Encerramento: Processos realizados para formalmente concluir ou encerrar um projeto, fase ou contrato.

Dentro de cada um destes grupos de processos existem várias atividades de diferentes áreas (tempo, custo, âmbito, …) adequadas ao projeto/fase a desenvolver. Estes grupos de processos são independentes da abordagem de entrega ou do setor de atividade (como construção, aeroespacial e telecomunicações, por exemplo).

Equipa de projeto e liderança

Na gestão de projetos, a liderança desempenha um papel crítico na condução da equipa em direção ao sucesso. Muitas vezes, o gestor de projeto é o líder central que orquestra, motiva e coordena todos os elementos do projeto, desde a sua conceção até à conclusão.

O gestor de projeto desempenha múltiplos papéis-chave. Em primeiro lugar, é responsável por definir papéis e responsabilidades dentro da equipa, garantindo que cada membro compreenda claramente as suas funções e como contribuem para o sucesso global do projeto.

Outros dos papeis do gestor de projeto é planear e monitorizar o progresso do projeto, além de tomar medidas corretivas quando necessário. Isto envolve avaliar o desempenho da equipa, acompanhar o cumprimento do cronograma e adaptar-se a mudanças inesperadas no contexto do projeto.

Ao lado do gestor de projeto, o sponsor (patrocinador) é outra peça essencial, visto que fornece apoio estratégico e recursos, toma decisões críticas e remove obstáculos. A colaboração entre o gestor de projeto e o sponsor facilita que o projeto esteja alinhado com os objetivos estratégicos da organização e que todas as partes interessadas estejam envolvidas.

Melhores práticas de gestão de projetos

Ao longo dos anos, várias entidades têm lançado um conjunto de boas práticas, tendo mesmo sido lançada uma norma ISO para a gestão de projetos: a ISO 21500 guidance on project management. Essas boas práticas têm sido atualizadas à medida que o conhecimento na área aumenta.

As boas práticas de gestão de projetos são técnicas e processos que são utilizadas para aumentar as probabilidades de sucesso de um projeto, baseadas nas experiências e conhecimentos de especialistas em gestão de projetos. Duas das mais conhecidas instituições são o Project Management Institute (PMI) e a International Project Management Association (IPMA).

O PMI tem vindo a desenvolver o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), que já se encontra na 7ª edição, e que é um guia de boas práticas de gestão de projetos, que define um conjunto de processos, atividades e ferramentas que podem ser usados para gerir projetos de qualquer tamanho ou complexidade.

Por sua vez a IPMA tem vindo a desenvolver o ICB (IPMA Competence Baseline), que é um modelo de competência, que define um conjunto de conhecimentos, capacidades e atitudes que um gestor de projetos deve ter para ser considerado competente.

Em ambos os casos os gestores de projeto podem-se certificar de modo a demonstrar o seu grau de competência, podendo as certificações ir desde Associate in Project Management, para aqueles que têm funções de gestão de projetos até aos níveis mais elevados de gestão de portefólio com certificações em Portfolio Management Professional ou Certified Portfolio Director.

Estratégias vencedoras: a gestão de projetos no centro do palco

Mais do que explorar os fundamentos de gestão de projetos e a sua importância nas organizações, é importante perceber que a gestão de projetos não se limita à entrega eficaz de tarefas. Assume-se também (e essencialmente) como uma ferramenta que impulsiona a inovação e a eficiência, capacitando as organizações a adaptarem-se a um ambiente de negócios em constante mudança.  

Torna-se assim claro que a gestão de projetos é essencial para o sucesso organizacional. Com uma liderança eficaz, colaboração entre as equipas e o apoio estratégico do sponsor, as organizações podem enfrentar os desafios modernos e alcançar resultados excecionais.

A gestão de projetos não é apenas um processo, é a chave para impulsionar o sucesso organizacional.